B-Source SA: Analisi dei flussi comunicativi aziendali

Social Network Analysis della comunicazione interna tra le unità organizzative

Descrizione

B-Source è un’impresa svizzera leader nell’ambito del Business process outsourcing (BPO) che fornisce servizi informatici e di gestione dei processi aziendali principalmente a banche, compagnie di assicurazioni e imprese attive nel settore finanziario, sia a livello nazionale che internazionale.

Data la volontà dell’azienda di riorganizzare i propri spazi lavorativi, è risultato necessario analizzare la comunicazione interna tra le unità organizzative (UO) in modo da assicurare una coerenza tra la struttura dell’organizzazione e le necessità comunicative, e al contempo migliorare l’efficienza dell’azienda.
Un’analisi approfondita della comunicazione interna aziendale permette infatti a B-Source di prendere delle decisioni ottimali nell’immediato e di supportare le possibili decisioni strategiche ed operative future confrontando i processi comunicativi reali con quelli previsti dalle procedure. L’analisi risulta un’opportunità ancor più interessante considerando i cambiamenti portati dall’acquisizione completa dell’azienda da parte del Gruppo Avaloq.

Per ottenere i dati necessari è stato sviluppato e somministrato un questionario ai responsabili delle UO operative dell’azienda, attraverso il quale si è andato ad indagare quali UO comunicano fra di loro, quanto è importante una determinata comunicazione per il raggiungimento degli obiettivi aziendali di un UO, se è necessario il face to face nella maggior parte dei casi di una relazione fra due UO e gli strumenti comunicativi maggiormente utilizzati in generale.
I dati raccolti sono stati analizzati attraverso una Social Network Analysis (SNA). Grazie alle informazioni raccolte è stato difatti possibile creare dei sociogrammi che hanno funto da “fotografie” delle relazioni interne. Essi hanno rappresentato il punto di partenza per sviluppare e trarre delle considerazioni, divenute poi più consistenti grazie all’aggiunta di altri indicatori.

Dalle analisi è emerso come all’interno di B-Source esista un’articolazione molto complessa. Tra le varie UO sussistono infatti 2800 comunicazioni necessarie, il 44% delle quali sono considerate molto importanti.
Le unità centrali e le unità marginali sono risultate in continua mutazione, sebbene HR Business Partner e Services Management hanno sempre mantenuto un ruolo rilevante tra le diverse UO.
Non sussistono invece delle UO in particolare che si collocano sempre ai margini della comunicazione e ciò fa intendere come nessuna UO sia significativamente isolata dalle altre.
Per quanto riguarda gli strumenti di comunicazione maggiormente utilizzati, al primo posto vi sono le e-mail, seguite dal telefono e dai meeting.
Considerando l’obiettivo del progetto, una delle analisi più interessanti è stata quella concernente l’individuazione dei sottogruppi: da un punto di vista comunicativo sono stati individuati 3 aggregati all’interno dei quali le UO risultano strettamente e costantemente in relazione tra loro.

Sulla base dei dati raccolti, il team di progetto ha suggerito a B-Source le seguenti azioni:

  • confrontare i risultati ottenuti con dei dati oggettivi (per esempio il numero di e-mail scambiate fra UO);
  • sottoporre il questionario a tutti i collaboratori e non solo ai responsabili UO, al fine di vedere se vi è una mutazione nei risultati;
  • indagare sul motivo per il quale alcune UO risultano essere isolate dal resto della UO della divisione di appartenenza.

Team di progetto

Lise Da Monte
Annalisa Goffi
Wing Tsee Law

Partner di progetto

Avaloq
Strada Regina 40
6934 Bioggio
www.avaloq.com

Referenti aziendali

Andrea Frei – Member of General Management – Head of Human Resources

Coach SUPSI

Andrea Martone
Filippo Sciaroni