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Rapporto flussi comunicativi AIL SA

Un’analisi dei flussi di comunicazione interni di AIL grazie all’uso di strumenti di Social Network Analysis

Descrizione

AIL è attiva nel settore della produzione e distribuzione dell’energia elettrica, sia da fonti fossili che rinnovabili, ed opera nella distribuzione di acqua potabile e gas.
Il suo mercato di riferimento sono privati e aziende del Sottoceneri, con focus nel Luganese, e i suoi prodotti sono distribuiti a circa 60 comuni.

AIL ha riscontrato la probabile presenza di un divario nella trasmissione delle comunicazioni interne all’azienda, in particolare tra quelle che partono dalla direzione operativa per raggiungere le singole unità operative, ma non possedeva la necessaria conoscenza dei processi comunicativi interni e non disponeva di elementi utili per poter intervenire e risolvere il problema. Un’analisi dei flussi comunicativi è risultata quindi utile per comprendere meglio la situazione e fornire ad AIL gli elementi necessari per elaborare decisioni riguardo eventuali misure correttive. Oltre a ciò, una visione d’assieme dello stato della comunicazione interna aziendale, è in grado di fornire preziose informazioni di carattere strategico.

L’obiettivo generale del progetto riguarda dunque l’analisi della rete comunicativa di AIL: attraverso la mappatura dell’attuale rete di comunicazione interna è stato difatti possibile fornire elementi utili per migliorare i flussi comunicativi aziendali.
Per raggiungere tale obiettivo, il team di progetto ha scelto di utilizzare la Social Network Analysis (SNA), strumento di analisi quantitativa che invece di focalizzarsi su caratteristiche e attributi degli individui analizzati, come per esempio quantità delle comunicazioni ricevute o inviate, si concentra sulle relazioni e i contatti che sussistono tra un gruppo di persone o un insieme di organizzazioni. Difatti, le relazioni che legano i vari soggetti possono essere di varia natura (legami di amicizia, legami d’amore, flussi di dati o materiali, per citarne alcuni) e rappresentano proprietà delle coppie e non caratteristiche dei singoli elementi.

Per la raccolta dei dati necessari alla SNA è stato sviluppato, in collaborazione con i referenti aziendali, un questionario elettronico. Lo stesso è stato inoltre utilizzato per rilevare informazioni utili all’azienda per questioni di organizzazione interna. I dati raccolti hanno permesso di ottenere una mappatura dei flussi comunicativi, di analizzare la rete sociale dell’azienda per diverse tipologie di comunicazione e di derivare i dati per la rete globale dei flussi comunicativi dell’azienda.

In base alle analisi effettuate è stato possibile affermare che all’interno dell’azienda esiste una fitta rete di flussi comunicativi: gli scambi avvengono sia verticalmente, lungo la linea gerarchica, sia trasversalmente. Tuttavia, nel complesso il quadro delle comunicazioni diverge da quello ipotetico determinato dall’organigramma.
Grazie ad una rappresentazione grafica della rete sociale, ordinata secondo la gerarchia aziendale, è stato possibile denotare un’elevata sollecitazione della Direzione generale dell’azienda, sia per quanto riguarda le comunicazioni in entrata che in uscita (in e outdegree). La Direzione presenta inoltre un’elevata betweenness, indice caratteristico di chi funge da ponte o da filtro fra le comunicazioni altrui. Data la struttura gerarchica dell’azienda, questo indice dovrebbe essere più elevato per i capi area. Si presuppone infatti che, di norma, essi fungano da mediatori per le comunicazioni fra i loro superiori e i loro subordinati, sgravando i primi da un sovraccarico di comunicazioni.
La struttura dei flussi comunicativi di AIL appare invece come potenzialmente appropriata per l’applicazione del knowledge management, e dunque per la costruzione di processi di creazione e condivisione della conoscenza in grado di generare valore per l’azienda.

Team di progetto

Fabio Furlanetto
Dardan Qerimi
Micaela Pizolli

Partner di progetto

AIL SA
Via Industria 2
6933 Muzzano
www.ail.ch

Referenti aziendali

Antonella Dettori – Responsabile organizzazione

Coach SUPSI

Filippo Sciaroni
Igor Francetic

B-Source SA: Analisi dei flussi comunicativi aziendali

Social Network Analysis della comunicazione interna tra le unità organizzative

Descrizione

B-Source è un’impresa svizzera leader nell’ambito del Business process outsourcing (BPO) che fornisce servizi informatici e di gestione dei processi aziendali principalmente a banche, compagnie di assicurazioni e imprese attive nel settore finanziario, sia a livello nazionale che internazionale.

Data la volontà dell’azienda di riorganizzare i propri spazi lavorativi, è risultato necessario analizzare la comunicazione interna tra le unità organizzative (UO) in modo da assicurare una coerenza tra la struttura dell’organizzazione e le necessità comunicative, e al contempo migliorare l’efficienza dell’azienda.
Un’analisi approfondita della comunicazione interna aziendale permette infatti a B-Source di prendere delle decisioni ottimali nell’immediato e di supportare le possibili decisioni strategiche ed operative future confrontando i processi comunicativi reali con quelli previsti dalle procedure. L’analisi risulta un’opportunità ancor più interessante considerando i cambiamenti portati dall’acquisizione completa dell’azienda da parte del Gruppo Avaloq.

Per ottenere i dati necessari è stato sviluppato e somministrato un questionario ai responsabili delle UO operative dell’azienda, attraverso il quale si è andato ad indagare quali UO comunicano fra di loro, quanto è importante una determinata comunicazione per il raggiungimento degli obiettivi aziendali di un UO, se è necessario il face to face nella maggior parte dei casi di una relazione fra due UO e gli strumenti comunicativi maggiormente utilizzati in generale.
I dati raccolti sono stati analizzati attraverso una Social Network Analysis (SNA). Grazie alle informazioni raccolte è stato difatti possibile creare dei sociogrammi che hanno funto da “fotografie” delle relazioni interne. Essi hanno rappresentato il punto di partenza per sviluppare e trarre delle considerazioni, divenute poi più consistenti grazie all’aggiunta di altri indicatori.

Dalle analisi è emerso come all’interno di B-Source esista un’articolazione molto complessa. Tra le varie UO sussistono infatti 2800 comunicazioni necessarie, il 44% delle quali sono considerate molto importanti.
Le unità centrali e le unità marginali sono risultate in continua mutazione, sebbene HR Business Partner e Services Management hanno sempre mantenuto un ruolo rilevante tra le diverse UO.
Non sussistono invece delle UO in particolare che si collocano sempre ai margini della comunicazione e ciò fa intendere come nessuna UO sia significativamente isolata dalle altre.
Per quanto riguarda gli strumenti di comunicazione maggiormente utilizzati, al primo posto vi sono le e-mail, seguite dal telefono e dai meeting.
Considerando l’obiettivo del progetto, una delle analisi più interessanti è stata quella concernente l’individuazione dei sottogruppi: da un punto di vista comunicativo sono stati individuati 3 aggregati all’interno dei quali le UO risultano strettamente e costantemente in relazione tra loro.

Sulla base dei dati raccolti, il team di progetto ha suggerito a B-Source le seguenti azioni:

  • confrontare i risultati ottenuti con dei dati oggettivi (per esempio il numero di e-mail scambiate fra UO);
  • sottoporre il questionario a tutti i collaboratori e non solo ai responsabili UO, al fine di vedere se vi è una mutazione nei risultati;
  • indagare sul motivo per il quale alcune UO risultano essere isolate dal resto della UO della divisione di appartenenza.

Team di progetto

Lise Da Monte
Annalisa Goffi
Wing Tsee Law

Partner di progetto

Avaloq
Strada Regina 40
6934 Bioggio
www.avaloq.com

Referenti aziendali

Andrea Frei – Member of General Management – Head of Human Resources

Coach SUPSI

Andrea Martone
Filippo Sciaroni